Новогодние подарки сотрудникам: как посчитать тираж и согласовать заказ

Подготовку корпоративных подарков удобно начинать со списка получателей и даты вручения. Так проще определить количество комплектов, порядок согласования и требования к упаковке.

Разделите получателей на группы

Сотрудники, ключевые партнёры и участники мероприятия могут получать разные комплекты. Для каждой группы укажите ответственного за список. Если заказывать подарки для нескольких подразделений, договоритесь о единой дате сверки данных: иначе часть людей может оказаться в двух списках.

Не объединяйте в одну цифру число приглашённых на праздник и всех сотрудников компании. Подарки для отсутствующих, удалённых работников или новых коллег нужно учитывать отдельно.

Рассчитайте количество комплектов

Рабочая схема: подтверждённые получатели плюс согласованный резерв минус готовые комплекты, которые уже есть и подходят по составу. Размер резерва определяет заказчик с учётом возможных изменений списка.

Пример: в подтверждённом списке 80 человек, ещё 5 комплектов решили оставить в резерве, готовых подходящих подарков нет. Для расчёта передают 85 комплектов. Это пример подсчёта, а не рекомендуемый минимальный тираж.

Если состав различается, считать нужно каждую группу. В заказе «85 подарков» недостаточно информации, когда 20 из них должны иметь другое наполнение.

Зафиксируйте состав и упаковку

Для каждого комплекта перечислите изделия, цвет, вариант нанесения, вложения и упаковку. Отметьте, нужна ли сборка в готовый набор или изделия выдаются отдельно. Если подарки будут отправляться в другие города, заранее обсудите требования к транспортной упаковке и возможность доставки.

Назначьте одного согласующего

В одном документе соберите окончательный состав, количество, макет и дату получения. Отдельно проверьте название компании, логотип и поздравление. После утверждения обозначьте финальную версию: два файла с разными правками не должны одновременно считаться согласованными.

Что отправить для расчёта

• Для кого предназначены подарки и сколько нужно комплектов каждого вида.
• Какие изделия и упаковка рассматриваются.
• Есть ли готовый логотип и пожелания к оформлению.
• К какой дате нужно получить заказ и как планируется его выдавать.

В «Визард-К», Кемерово, можно обсудить корпоративные подарочные наборы и сувениры с логотипом. Возможность выполнения к нужной дате, состав и стоимость уточняются до согласования заказа.